刊博会第一次预备会召开以后，上海市新闻出版局高度重视，迅速组织参展工作，该市将认购46个展位，400余平方米的展览面积。
    为圆满完成首届刊博会的筹备参展工作，上海市新闻出版局分管领导亲自部署，新闻报刊管理处与上海市期刊协会、上海世纪出版集团等相关单位和部门，就如何制定参展方案，组织参展单位，确保上海期刊馆的参展单位落实，组织多次专题会议。
    5月9日，上海期刊协会召开会长会议，组建首届“刊博会”上海团参展筹备工作小组，上海市630余家期刊将整体参展，初步拟定上海期刊代表团主题为“精彩的期刊，精彩的生活”，由上海市新闻出版局新闻报刊管理处和上海期刊协会牵头组织各期刊单位落实参展工作，世纪出版集团报刊部负责拟定初步参展方案。5月17日，上海市期刊协会还发布了“关于上海组团参加中国（武汉）期刊交易博览会的通知”，并将本届刊博会方案以及展台销售与优惠条件发布在协会网站置顶位置，为各期刊单位了解情况，报名参展提供便利。此外，《上海报刊管理》也专门开设了“武汉刊博会”专栏，系统介绍刊博会相关情况。
    5月22日，上海市期刊协会医学期刊专业委员会召集会员单位传达部署首届刊博会参展事宜，商定上海医学期刊将作为上海期刊馆中的一个板块集体亮相。
    5月23日，上海世纪出版集团期刊社组织所属近70家期刊召开动员会，讨论参展方案，谋划参展设计。
    当天下午，筹备工作小组召开第二次筹备会，初步确定展览展示将围绕回顾历史、立足现在、放眼未来的主线，采用纸质展览及多媒体呈现相配合的手段，回顾上海是中国近代期刊发祥地的历史，呈现上海是全国期刊重镇的现实，并展望上海期刊突破创新，转型发展的未来趋势，从历史嬗变的维度，全面展现上海期刊的良好风貌。上海期刊馆将运用低碳环保材料整体特装，在体现整体形象，协调统一的前提下，做到亮点突出，特色鲜明。届时，上海期刊馆还将通过丰富多彩的参展体验活动、VCR视频展示、观众激励互动等方式吸引观众深度参与，提升聚拢人气。